일본 비지니스 메일: 인사/ 답장 쓰는 법

안녕하세요 도쿄에 사는 져니입니다.
저는 일본 기업에서 일하고 있고 올해로 직장인 3년 차에 접어들고 있습니다. 현지 일본 기업에서 일하면서 익힌 일본 비지니스 메일 작성법에 대해서 포스팅하겠습니다.

일본 비지니스 메일 작성법

 한국에서 일해본 적이 없어서 어떤 식으로 비지니스 메일을 보내는지는 모르겠지만, 일본은 정말 틀이 확실하게 정해져 있고, 그 틀에서 벗어난 메일을 보내게 되면 일의 기본도 못한다고 무시받기 쉽습니다. 그래서 메일을 보낼 때 꼭 비지니스 메일 형식에 맞춘 메일을 보낼 수 있도록 해주시길 바랍니다.

'메일'은 일의 기본이자 시작입니다.

 

일본 비지니스 메일

첫인사 보내기

기본 양식

회사/이름 존칭

기본 인사말
자기소개
마음가짐(생략 가능)

본문

끝맺음 말

보내는 사람 : 이름/회사

 

예시

●●会社/田中様 

<받는 사람> 회사/이름 존칭 ●● 회사/타나카님 

 

平素(へいそ)よりお世話(せわ)になっております。
<기본 인사말>  항상/평소에 신세를 지고 있습니다＝항상 감사합니다.

 

首記(しゅき)ツアー(つあー)の手配(てはい)を担当(たんとう)させて頂きます(いただきます)「ジョニー(져니)」と申します(もうします)。
<자기소개> 이 여행의 수배를 담당하는 져니 라고 합니다. 

お客(おきゃく)様(よう)にご満足いただける(まんぞくいただける)ご旅行(ごりょこう)となりますよう努めて(つとめて)参ります(まいります)ので、
<마음가짐>이 여행의 수배를 담당하는 져니라고 합니다.

손님에게 만족을 드릴 여행을 제공할 수 있도록 노력하겠습니다. 

 

どうぞ宜しく(よろしく)お願い(おねがい)致します(いたします)。

<끝맺음말>잘 부탁드립니다. 

 

ジョニー/□□会社 

<보내는 사람> 이름/회사

 

 

메일로 답신/회신 보내기 

기본 양식

받는 사람: 회사/이름 존칭
기본 인사말 
안내말 

본문 

끝맺음말 
보내는 사람 : 이름/회사

 

예시 ①

●●会社/田中様 

<받는 사람> 회사/이름 존칭 ●● 회사/타나카님 

 

いつもお世話(せわ)になっております。 
<기본 인사말>  항상 신세를 지고 있습니다. 항상 감사합니다. 

 

早速(さっそく)ですが、以下(いか)ご案内申し上げます(ごあんないもうしあげます)。
<안내말>  본론으로 들어가서, 아래의 내용을 안내해드리겠습니다.

본문

以上(いじょう)、どうぞ宜しく(よろしく)お願い(おねがい)致します(いたします)。
<끝맺음말>이상으로, 잘 부탁드립니다. 


ジョニー/□□会社
<보내는 사람> 이름/회사

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예시 ②


●●会社/田中様 

<받는 사람> 회사/이름 존칭 ●● 회사/타나카님 

平素(へいそ)よりお世話(せわ)になっております。 
<기본 인사말>  항상/평소에 신세를 지고 있습니다＝항상 감사합니다. 

ご依頼(ごいらい)いただいておりました件(けん)、以下(いか)ご返信(ごへんしん)申し上げます(もうしあげます)。
<안내말> 의뢰받은 건에 대해, 아래의 답변을 보내드립니다.

본문

以上(いじょう)、引き続き(ひきつづき)どうぞ宜しく(よろしく)お願い(おねがい)致します(いたします)。
<끝맺음말>이상으로, 계속해서 잘 부탁드립니다. 

ジョニー/□□会社
<보내는 사람> 이름/회사

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예시 ➂

●●会社/田中様 

<받는 사람> 회사/이름 존칭 ●● 회사/타나카님 

平素(へいそ)よりお世話(せわ)になっております。 
<기본 인사말>  항상/평소에 신세를 지고 있습니다＝항상 감사합니다. 

お問い合わせ(おといあわせ)のBCNのレストラン(れすとらん)の件(けん)、以下(いか)ご案内申し上げます(ごあんないもうしあげます)。
<기본 인사말> 문의받은 바르셀로나 레스토랑 건에 대해 아래와 같이 안내해드리겠습니다.

본문

以上、よろしくお願いいたします。
<끝맺음말>이상으로, 잘 부탁드립니다. 

ジョニー/□□会社
<보내는 사람> 이름/회사

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＜잠깐 일본 비지니스 시작에 대해서 알아봅시다.>

일본은 4월달에 입사식이 있고 1~3주간의 신입사원 연수 교육이 있습니다. 일본 비지니스 규칙은 정말 딱딱하기 때문에 신입사원 연수 교육 동안 비지니스 룰에 대해 배웁니다. 연수기간이 너무 길죠?

회사의 이념, 회사의 방향, 회사 발전을 위한 마음가짐 등 애사심을 기르기 위한 교육으로  새로 들어온 신입사원이 회사에서 뼈를 묻을 수 있기 위한 세뇌가 시작됩니다. 

인사하는 법, 명함 교환하는 법, 메일 작성법, 전화받는 법 등 아주 기본적인 비지니스 룰에 대해서도 처음부터 설명해줍니다.  일반적으로 친구들이랑 말하는 법과 회사에서 비지니스로 말하는 말이 달라서 외국인뿐만 아니라 일본인들도 처음에는 어려워합니다. 안 쓰던 겸양어와 존경어를 자유자재로 써야하기 때문에 다들 멘붕이 옵니다. 그렇기 때문에 처음 교육에서부터 아주 쉽고 자세하게 교육을 해줍니다. 낙오되지 않을 수 있도록!

 

*제가 다닌 회사 기준이기 때문에 회사별로 조금 다를 수 있으므로 참고만 해주세요

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이상으로 일본에서 처음 인사 메일 작성법과 답장 작성하는 방법에 대해서 알려드렸습니다.
일을 하게 된 후 처음에는 잘 몰랐기 때문에 메일 하나도 벌벌 떨면서 보내던 게 엊그제 같습니다. 일이 적응이 된 후에는 딱 정형화된 틀에 맞추어 보내면 되기 때문에 메일은 간단하게 보내게 됐습니다. 메일은 상황에 따라 다 다르기 때문에 꼭 제가 안내해드린 방법이 정답은 아니라고 생각되지만 조금이라도 참고가 되셨길 바랍니다.